Specjalista ds. Zakupów i Rozliczeń

Specjalista ds. Zakupów i Rozliczeń

Miejsce pracy: Sopot

Twój zakres obowiązków

• Obsługa wewnętrznej dokumentacji — prowadzenie rejestru faktur oraz zamówień; nadzór nad kompletnością dokumentów towarzyszących procesowi zakupowemu
• Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów w Hotelu jak i współpraca z księgowością, archiwizacja i raportowanie, obsługa wniosków zakupowych spływających od kierowników poszczególnych działów oraz ich analiza
• Organizacja i prowadzenie postępowań przetargowych — przygotowywanie zapytań ofertowych (RFP/RFQ), tworzenie specyfikacji zakupowych we współpracy z kierownikami działów, zbieranie i porównywanie ofert, przygotowywanie rekomendacji
• Negocjacje i relacje z dostawcami — samodzielne prowadzenie negocjacji warunków handlowych, budowanie długofalowych relacji z dostawcami strategicznymi, cykliczne przeglądy warunków współpracy, rozwiązywanie bieżących spraw i reklamacji, analiza cenowa
• Administrowanie systemem magazynowym hotelu, znajomość dokumentacji magazynowej: PZ, PR, WR, WW, WZ itd.
• Przygotowanie dokumentacji zgodnie z przyjętymi procedurami
• Kontrola stanów magazynowych, przeprowadzanie inwentaryzacji surowców, produktów oraz środków trwałych, wykazywanie niezgodności braków oraz nadwyżek, zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości gospodarki magazynowej
• Analiza kosztów działów — regularne raportowanie wydatków w podziale na poszczególne departamenty, aktywne proponowanie rozwiązań mających na celu redukcję kosztów, zastosowanie działań ograniczających starty, identyfikacja obszarów przekroczeń budżetowych, wskazywanie potencjału oszczędności
• Wybór i ocena dostawców — kwalifikacja nowych dostawców, prowadzenie bazy dostawców, cykliczne audyty warunków współpracy, dywersyfikacja źródeł zaopatrzenia w kategoriach krytycznych
• Porównywanie cen i benchmarking rynkowy — regularna analiza cen w kluczowych kategoriach zakupowych (żywność, chemia, wyposażenie, tekstylia, kosmetyki SPA, materiały biurowe), monitorowanie trendów rynkowych, przygotowywanie analiz porównawczych, rekomendowanie zmian dostawców w przypadku istotnych różnic cenowych
• Współpraca z Zastępcą Dyrektora Hotelu przy tworzeniu polityki magazynowej i zakupowej obiektu

Nasze wymagania

• Minimum 3 lata doświadczenia na stanowisku związanym z zakupami
• Mile widziane doświadczenie w branży hotelarskiej, HoReCa oraz w prowadzeniu kontroli magazynowej
• Znajomość procesów zakupowych — od zapotrzebowania, przez wybór dostawcy, po realizację i rozliczenie
• Praktyczne doświadczenie w prowadzeniu negocjacji handlowych
• Umiejętność analizy danych — sprawne posługiwanie się Excelem (tabele przestawne, funkcje wyszukiwania, budowanie zestawień)
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, samodzielność w prowadzeniu spraw od początku do końca
• Wysokie kompetencje komunikacyjne i negocjacyjne
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 (kontakt z dostawcami zagranicznymi, docelowa komunikacja ze standardami sieciowymi)
• Rzetelność, dokładność i odpowiedzialność za powierzone zadania

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w hotelu o ugruntowanej pozycji na rynku
• Realny wpływ na strukturę kosztową obiektu i sposób organizacji procesów zakupowych
• Współpracę z doświadczonym zespołem managerskim
• Atrakcyjne wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia
• Praca w jednym z najpiękniejszych zakątków polskiego wybrzeża

O nas

Jesteśmy czterogwiazdkowym hotelem położonym w zacisznym Parku Północnym w Sopocie. Nasz obiekt to 124 pokoje, restauracja z widokiem na ogród, klimatyczny bar, strefa SPA z komorą hiperbaryczną, przestrzeń konferencyjno-eventowa oraz doświadczony, zaangażowany zespół.