Financial Assistant (Asystent / Asystentka ds. Finansów i Kadr)

Miejsce pracy: Biuro Fundacji w Warszawie  - jeden dzień pracy zdalnej. 
Forma zatrudnienia: [Do uzgodnienia]
Stanowisko w strukturze: Praca pod nadzorem Kierownika Działu (w zespole z dwoma specjalistami ds. finansów).

O nas

Jesteśmy dynamicznie rozwijającą się organizacją realizującą liczne projekty krajowe i międzynarodowe. Nasz zespół składa się z Kierowniczki działu oraz dwóch specjalistek ds. finansów. W związku z rozwojem organizacji i potrzebą wsparcia bieżących procesów poszukujemy osoby na stanowisko Asystent / Asystentka ds. Finansów i Kadr, której codzienna praca w większości będzie skupiać się na obszarze kadrowo-administracyjnym, prowadzeniu rejestrów oraz wsparciu rozliczeniowym projektów.

Kluczowe obowiązki:

1. Obsługa kadrowa i prowadzenie rejestrów (główny obszar zadań):

• Prowadzenie i bieżące aktualizowanie rejestrów umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz umów z kontrahentami.
• Przygotowywanie umów i aneksów, świadectw pracy, potrąceń komorniczych, zaświadczeń itp
• Prowadzenie teczek osobowych i kompletowanie dokumentacji pracowniczej,
• Obsługa i archiwizowanie wniosków urlopowych oraz prowadzenie rejestru nieobecności (weryfikacja zgodności z biurem księgowym),
• Monitorowanie terminów obowiązkowych badań lekarskich oraz szkoleń BHP (przygotowywanie skierowań i współpraca z jednostką zewnętrzną).

2. Ewidencja wydatków, opisywanie dokumentów i wsparcie finansowe:

• Comiesięczne kompletowanie dokumentów finansowych (faktury, paragony, rachunki, umowy) oraz ich weryfikacja.
• Opisywanie dokumentów finansowych i uzupełnianie wymaganych podpisów.
• Prowadzenie i uzupełnianie bieżących rejestrów wydatków oraz tabel kosztowych na potrzeby organizacji.
• Współpraca z zewnętrznym biurem księgowym w zakresie przekazywania przygotowanych dokumentów rejestrów oraz koniecznych informacji,
• Monitorowanie i rozliczanie zaliczek,
• Wsparcie w przygotowywaniu sprawozdań finansowych, OPP lub innych zestawień finansowych na potrzeby instytucji zewnętrznych ale również na potrzeby wewnętrzne organizacji oraz donorów. 

Wymagania:

• Doświadczenie: Min. 2 rok doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku. Doświadczenie w organizacji pozarządowej (NGO) będzie dodatkowym atutem.
• Umiejętności techniczne: Bardzo dobra znajomość programu MS Excel (warunek konieczny do prowadzenia rejestrów, kart czasu pracy i ewidencji wydatków). Umiejętność szybkiego wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów.

Języki: 

• polski, 
• angielski i ukraiński są mile widziane 

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV oraz listu motywacyjnego na adres [email protected]z dopiskiem „Financial Assistant (Asystent / Asystentka ds. Finansów i Kadr)”.

Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami zakwalifikowanymi do rozmowy kwalifikacyjnej.

Zgłoszenia będą przyjmowane do 10 listopada 2026 roku. W przypadku wyłonienia odpowiedniego kandydata wcześniej Fundacja zastrzega sobie prawo do zakończenia procesu rekrutacji przed upływem wskazanego terminu.