Asystent / Asystentka Zarządu Fundacja Pro Securitate

O NAS – KIM JESTEŚMY I DOKĄD ZMIERZAMY

Misja Fundacji Pro Securitate:

Naszą misją jest budowanie odpornego, świadomego i bezpiecznego społeczeństwa poprzez promowanie dobrych praktyk w zakresie bezpieczeństwa narodowego, cyfrowego, gospodarczego oraz ochrony ludności. Działamy na styku sektora publicznego, prywatnego i pozarządowego, dostarczając ekspercką wiedzę, organizując inicjatywy edukacyjne oraz wspierając kluczowe projekty z obszaru bezpieczeństwa.

Cel działania:

Dążymy do tworzenia przestrzeni, w której innowacyjne rozwiązania z zakresu ochrony danych, infrastruktury krytycznej i zarządzania kryzysowego stają się standardem. Tworzymy analizy, rekomendacje oraz platformy wymiany doświadczeń dla liderów opinii i decyzydentów, wyznaczając nowe standardy w myśleniu o bezpieczeństwie strategicznym.

TWÓJ WPLYW NA ORGANIZACJĘ

Jako Asystent/Asystentka Zarządu staniesz się kluczowym ogniwem w codziennym funkcjonowaniu Fundacji. Twoim głównym zadaniem będzie zapewnienie sprawnego przepływu informacji, operacyjne wsparcie Zarządu w realizacji strategicznych celów oraz dbanie o profesjonalny wizerunek fundacji w relacjach z partnerami biznesowymi, instytucjami państwowymi i patronami.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Wsparcie operacyjne i organizacyjne Zarządu:

• Kompleksowe zarządzanie kalendarzem spotkań Zarządu oraz koordynacja terminów.

• Organizacja wyjazdów służbowych (rezerwacja biletów, noclegów, przygotowanie rozliczeń).

• Przygotowywanie materiałów na spotkania, prezentacji, protokołów oraz podsumowań.

• Prowadzenie bieżącej korespondencji e-mailowej i telefonicznej w imieniu Zarządu.

Administracja i obsługa biura:

• Bieżąca obsługa biura Fundacji przy ul. Gdańskiej 5 w Bydgoszczy.

• Koordynacja obiegu dokumentów (umowy, faktury, pisma urzędowe) we współpracy z księgowością i działem prawnym.

• Nadzór nad prawidłowym archiwizowaniem dokumentacji fundacyjnej zgodnie z wymogami prawnymi.

• Zamawianie materiałów biurowych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie przestrzeni biurowej.

Koordynacja projektów i relacje z partnerami:

• Pierwszy kontakt dla partnerów zewnętrznych, kluczowych klientów i instytucji publicznych.

• Udział w spotkaniach w terenie oraz reprezentowanie Fundacji / wsparcie Zarządu podczas wydarzeń zewnętrznych.

• Wsparcie w organizacji wydarzeń, konferencji, webinarów i spotkań branżowych organizowanych przez Pro Securitate.

• Monitorowanie terminów realizacji zadań wynikających z projektów fundacyjnych i przypominanie o nadchodzących kamieniach milowych.

WYMAGANIA

Wymagania standardowe:

• Minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (Asystent/ka Zarządu, Asystent/ka Biura).

• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów zaocznych.

• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Dobra znajomość języka angielskiego (min. B2) w mowie i piśmie.

• Doskonała organizacja pracy własnej oraz umiejętność wyznaczania priorytetów.

• Wysokie umiejętności interpersonalne i wysoka kultura osobista.

Wymagania dodatkowe i kluczowe kompetencje:

• Znajomość nowoczesnych narzędzi do zarządzania projektami i pracą zespołową (np. Asana, Trello, ClickUp).

• Podstawowa wiedza z zakresu RODO oraz zasad bezpieczeństwa informacji i ochrony danych.

• Odporność na stres, elastyczność oraz umiejętność sprawnego działania pod presją czasu.

• Dyskrecja, wysoka etyka zawodowa i dyplomacja w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi.

• Mile widziane doświadczenie w pracy w sektorze NGO lub przy projektach finansowanych ze środków publicznych/unijnych.

MODEL I WARUNKI PRACY

• Praca hybrydowa: Łączymy elastyczność pracy z domu z obecnością w biurze (ul. Gdańska 5, Bydgoszcz) oraz wyjazdami na spotkania w terenie / wydarzenia branżowe.

• Pełne wdrożenie w zakres obowiązków na miejscu w biurze przed przejściem na model hybrydowy.

OFERUJEMY

• Stabilną formę współpracy w oparciu o Umowę o pracę lub kontrakt B2B.

• Wpływ na realne projekty mające bezpośrednie znaczenie dla bezpieczeństwa i edukacji społecznej.

• Możliwość stałego podnoszenia kwalifikacji w obszarze zarządzania projektami i administracji strategicznej.

• Pracę w dynamicznym, zaangażowanym zespole eksperckim.

• Wszystkie niezbędne narzędzia pracy (laptop, telefon służbowy).

JAK APLIKOWAĆ?

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV oraz krótkiego listu motywacyjnego na adres e-mail: [Wpisz adres e-mail] z tytułem wiadomości: "Rekrutacja – Asystent/ka Zarządu – [Twoje Imię i Nazwisko]".

Prosimy o dołączenie klauzuli RODO:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z rozporządzeniem RODO.".