Inspektor/inspektorka ds. obsługi kancelaryjnej

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

- bariery architektoniczne - brak wind, odpowiednio dostosowanych toalet dla osób niepełnosprawnych, - praca biurowa przy komputerze powyżej 4 h dziennie przy naturalnym i sztucznym oświetleniu, - stanowisko pracy zlokalizowane w siedzibie urzędu, - większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej, - podstawowe wyposażenie na stanowisku to: komputer, telefon, drukarka, - zagrożenie naciskami grup przestępczych, - zagrożenie korupcją, - permanentna obsługa klientów zewnętrznych, - krajowe wyjazdy służbowe, - nietypowe godziny pracy

• obsługuje sekretariat Wydziału w zakresie: -przyjmowania korespondencji wpływającej do Wydziału z jednoczesnym sprawdzeniem zgodności dokumentów z wykazami przesyłek poczty przychodzącej, - wysyłania korespondencji z jednoczesnym sporządzaniem wykazów przesyłek nadanych i przesyłek poleconych, - ewidencjonowania w dziennikach wchodzącej i wychodzącej korespondencji, - sporządzania okresowych zapotrzebowań na sprzęt i materiały biurowe, - aktualizacji bazy obowiązujących regulacji prawnych, w celu zapewnienia prawidłowej pracy sekretariatu,
• prowadzi merytoryczną obsługę w zakresie spraw personalnych funkcjonariuszy i pracowników Wydziału celem bieżącego prowadzenia ewidencji czasu pracy, urlopów, zwolnień lekarskich i uaktualniania danych adresowych,
• przygotowuje i ewidencjonuje wykazy zestawień dot. przedłożonych zwolnień lekarskich, wykorzystania urlopów wypoczynkowych, dodatkowych i okolicznościowych, sporządza na polecenie przełożonego wniosków personalnych, nagrodowych, opisów stanowisk pracy, prowadzi ewidencję terminów opinii i ocen funkcjonariuszy,
• sporządza bieżące informacje z monitorowania danych statystycznych dot. przestępczości narkotykowej,
• prowadzi ewidencję sprzętu informatycznego i łączności oraz kwaterunkowego będącego na wyposażeniu Wydziału, inwentaryzuje, pozyskuje i brakuje sprzęt,
• nadzoruje i kontroluje terminowości badań profilaktycznych funkcjonariuszy i pracowników Wydziału z jednoczesnym wystawianiem skierowań na badania celem umożliwienia dopuszczenia do pracy jedynie osób bez przeciwwskazań lekarskich,
• bierze współudział w organizowaniu i dokumentowaniu szkoleń w ramach doskonalenia lokalnego dla funkcjonariuszy Wydziału oraz prowadzi instruktaże w systemie kaskadowym dot. obsługi i praktycznego zastosowania programów kancelaryjnych,
• archiwizuje dokumenty spraw ostatecznie załatwionych przekazanych przez funkcjonariuszy Wydziału oraz prowadzi podręczną składnicę akt Wydziału, opracowuje stosowną dokumentację w celu przekazania do Archiwum KWP,
• współpracuje z pracownikami jednostek i komórek organizacyjnych KWP w Gdańsku w celu koordynacji obiegu dokumentacji i zlecanych czynności.

WYMAGANIA:

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji lub w obszarze obsługi kancelaryjnej
• umiejętność obsługi komputera w stopniu średnio zaawansowanym,
• znajomość zagadnień dot. funkcjonowania Policji,
• umiejętność analitycznego myślenia i podejmowania decyzji w sytuacjach stresowych,
• umiejętność dobrej organizacji pracy własnej, perspektywicznego jej planowania oraz chęć systematycznego podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia zawodowego,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• asertywność, komunikatywność i kreatywność,
• umiejętność pracy w zespole oraz umiejętność argumentowania,
• kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ŚCIŚLE TAJNE LUB oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego
• przeszkolenie w zakresie profilaktyki zdrowotnej oraz rozliczania dokumentów finansowych,
• znajomość języka angielskiego/niemieckiego w stopniu komunikatywnym
• prawo jazdy,
• znajomość struktury organizacyjnej KWP w Gdańsku

OFERUJEMY:

• Ruchomy czas pracy
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników