Starszy referent/starsza referentka ds. obsługi kancelaryjnej oraz prowadzenia sekretariatu

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

- praca w szczególnie trudnych warunkach środowiskowych,

- obsługa dostawców zewnęrznych,

- praca przy komputerze i wymuszonej pozycji,

- praca w magazynie chemicznym

- narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia elektroniczne, dydaktyczne.

Siedziba Inspektoratu mieści się w budynku piętrowym z windą i podjazdem dla osób niepełnosprawnych.

• rejestruje i przygotowuje do wysyłki sprawozdania z badań laboratoryjnych oraz pozostałą korespondencję kierowaną do klientów i innych odbiorców, we współpracy z sekretariatem WIW w Krośnie,
• współuczestniczy w przygotowywaniu i przekazywaniu do Działu Administracyjno-Gospodarczego zamówień cząstkowych na zakup materiałów, wyposażenia i usług, zgodnie z rocznymi zestawieniami oraz bieżącymi potrzebami pracowni, z uwzględnieniem obowiązujących procedur przetargowych oraz przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
• segreguje i porządkuje dokumentację, w tym korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz korespondencję elektroniczną (e-mail), przyporządkowując ją do właściwych teczek aktowych zgodnie z zakresem merytorycznym prowadzonych spraw,
• prowadzi opisy teczek aktowych zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz umieszcza znaki spraw na dokumentach wpływających do ZHW, przyporządkowując je do właściwych spraw,
• sporządza miesięczne, kwartalne i roczne sprawozdania, zestawienia oraz informacje dotyczące działalności Laboratorium, w zakresie powierzonych obowiązków,
• gromadzi i aktualizuje informacje dotyczące ofert dostawców materiałów, wyposażenia i usług niezbędnych do bieżącego funkcjonowania Laboratorium,
• współuczestniczy w przygotowywaniu zbiorczych zestawień na podstawie zamówień cząstkowych poszczególnych pracowni ZHW oraz grupowaniu dostaw i usług w pakiety obejmujące szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, terminy dostaw i przeznaczenie do określonych zakresów badań. Przygotowane zestawienia stanowią podstawę do przeprowadzenia postępowań przetargowych przez Dział Administracyjno-Gospodarczy WIW w Krośnie,
• sporządza miesięczne, kwartalne i roczne sprawozdania oraz zestawienia dotyczące planowanych i zrealizowanych zakupów i dostaw na potrzeby ZHW, w tym zestawienia finansowe związane z realizacją zamówień.

WYMAGANIA:

• wykształcenie: średnie zawodowe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji
• znajomość języka angielskiego na poziomie A1,
• znajomość aktualnej normy PN-EN ISO/IEC 17025 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących,
• znajomość ustawy prawo zamówień publicznych,
• znajomość Instrukcji Kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej,
• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole,
• podstawowa znajomość przepisów o ochronie danych osobowych (RODO)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego

OFERUJEMY: