Executive assistant Opis stanowiska pracy
Executive assistant Szablon opisu stanowiska pracy
Executive Assistant to asystentka na wysokim szczeblu organizacyjnym, która pomaga dyrektorom i menedżerom w zarządzaniu czasem i obowiązkami, w tym w organizowaniu spotkań, delegacjach, korespondencji i administracji biurowej.
Obowiązki:
- Organizacja harmonogramu pracy dyrektora i zarządu, w tym zarządzanie terminarzem i wykonywanie rezerwacji.
- Przygotowywanie raportów, prezentacji i innych dokumentów potrzebnych do spotkań i negocjacji.
- Obsługa korespondencji oraz odbieranie i odsyłanie telefonów w imieniu dyrektora i zarządu.
- Koordynacja zamówień biurowych, w tym zapewnienie wyposażenia i materiałów biurowych.
- Zarządzanie podróżami, w tym organizacja transportu i zakwaterowania.
- Obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym rezerwacja sal konferencyjnych oraz przygotowanie cateringów i sprzętu audio-wideo.
- Monitorowanie i koordynacja działań administracyjnych w firmie, w tym praca w zespole z innymi asystentami i specjalistami ds. HR i finansów.
- Zapewnienie poufności informacji i dbanie o zachowanie poufności w dziale zarządzania i dyrekcji.
Wymagania:
- Doświadczenie w pracy na stanowisku asystenta/ki dyrektora lub innego wyższego stanowiska.
- Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania czasem.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
- Umiejętności komunikacyjne i społeczne, umiejętność obsługi różnych narzędzi biurowych.
- Dyskrecja i umiejętność zachowania poufności informacji.
- Umiejętność pracy pod presją czasu i elastyczności w podejściu do pracy.
- Wysoka kultura osobista, profesjonalizm i zaangażowanie w wykonywaną pracę.
- Mile widziane doświadczenie w organizowaniu podróży służbowych i zarządzaniu korespondencją.